Как выбрать конференц-зал?
Не важно, подбираете ли вы помещение для проведения семинара, общения со СМИ, совещания или конференции, в любом случае, на следующие критерии вам, так или иначе, придется обратить внимание:
- вместимость;
- местоположение;
- техническое оснащение и дополнительный сервис.
Рассмотрим отдельно каждый из этих пунктов.
Местоположение
Если на мероприятии будет присутствовать большое количество иногородних гостей, тот этот критерий может оказаться одним из решающих. Когда большинство участников размещено в одной гостинице, конференц-зал этого заведения станет отличным местом для проведения мероприятия.
В любом случае, нужно постараться, чтобы участники не потратили много времени на дорогу. Если гости планируют уехать в другой населенный пункт на поезде, то проведение мероприятия рядом с вокзалом также может стать неплохим решением. Центральная часть города обладает отличной транспортной доступностью и множеством ориентиров, которые помогут найти место сбора, однако и аренда там значительно дороже. Если все участники имеют личный транспорт, то данный критерий можно отодвинуть на второй план.
Размер помещения
Должен соответствовать количеству приглашенных гостей. Маленькое помещение вызовет дискомфорт, духоту, давку при входе и выходе и стеснение во время основной части конференции. Все это самым негативным образом скажется на качестве самого мероприятия. Чувство пустоты и сильное эхо неоправданно большого пространства окажут неблагоприятное воздействие на малую аудиторию. Ко всему прочему, вы переплатите за ненужную площадь.
Для очень большой аудитории можно арендовать кинозал или гостиницу. Конференц-залы Москвы и других крупных городов, в этом плане, обязательно удовлетворят всем вашим пожеланиям.
Оборудование
Техника – важнейший инструмент в достижении целей организаторов мероприятия. Много визуального материала – позаботьтесь о наличии проектора и электронной доски, для большого помещения обязательна звукоусиливающая аппаратура. Для лучшей командной работы желательно предусмотреть мебель с возможностью перемещения. Любые элементы, препятствующие визуальному контакту между аудиторией и выступающим необходимо исключить. Мощная система климатического контроля – обязательные условия для конференции любого формата.
Дополнительные услуги
Длительные мероприятия не обойдутся без фуршета, и если арендодатели смогут сами его организовать, то это решит множество проблем. Просторная парковка, презентабельный внешний вид строения, удобство подъезда, все это также принесет дополнительные очки организаторам.